Ochrana osobných údajov

Ochrana osobných údajov – Klienti, Dodávatelia, Obchodní partneri

G.P.S. ZVOLEN, spol. s r.o. je prevádzkovateľom osobných údajov svojich klientov, obchodných partnerov, odberateľov či dodávateľov tovarov a služieb. Tieto osobné údaje spracúva ak je nevyhnutné pre plnenie obchodného vzťahu, zákazky, objednávky, zmluvy alebo, aby bolo možné vykonať kroky ešte pred uzavretím zmluvy, na základe oprávneného záujmu alebo na základe povinností vyplývajúcich z osobitného predpisu.

Tento dokument uvádza ako nakladáme a používame osobné údaje získané priamo od klientov, obchodných partnerov, odberateľov či dodávateľov tovarov a služieb, alebo od tretích strán počas trvania zmluvného vzťahu so spoločnosťou.

Získavame tieto údaje:

• kontaktné údaje – meno, priezvisko, akademický titul, pracovná pozícia, adresa sídla/trvalého bydliska, adresa na zasielanie písomností, e-mailová adresa, telefónne číslo, pri objednávkach týkajúcich sa katastra nehnuteľností aj číslo listu vlastníctva a ostatné verejne prístupné údaje o majetkových pomeroch klientov
• zmluvné údaje – objednávka alebo zmluva uzatvorená s našou spoločnosťou, vrátane všetkých jej dodatkov
• platobné informácie – peňažný ústav, číslo bankového účtu, IBAN
• údaje o korešpondencii a komunikácii – e-mailová adresa, poštová adresa
• kontaktné údaje zamestnancov dodávateľa – spracúvame údaje zamestnancov obchodných partnerov a dodávateľov pri výkone našich služieb
• osobné údaje odborne spôsobilých osôb – pri príprave cenových ponúk, verejného obstarávania alebo inej súťaže, pre dokladanie dokladov o odbornej spôsobilosti sú to aj dátum narodenia, identifikačné číslo autorizácie alebo osvedčenia, trvalý pobyt, rodné číslo, dĺžke odbornej praxe.

Účel spracúvania osobných údajov:

• administratíva – vedieme záznamy o všetkých našich klientoch, zákazníkoch, dodávateľoch a obchodných partneroch , aby bolo možné plniť  objednávky, zmluvy, alebo úlohy vyplývajúce z obchodného vzťahu. Na základe analýzy našich záznamov tiež robíme strategické rozhodnutia o ďalších cenových ponukách. Taktiež tieto osobné údaje používame na účely riešenia sporov, sťažností alebo právnych postupov. Niektoré osobné údaje používame na propagáciu činnosti prevádzkovateľa (www stránka, propagačné materiály a pod)
• dane a účtovníctvo – za účelom plnenia povinností vyplývajúcich z daňového zákona a iných predpisov spojených finančným plnením sme povinní spracovávať určité osobné údaje.

Prístup k osobným údajom:

• k týmto osobným údajom majú prístup  zamestnanci – oprávnené osoby, ktoré sú vyškolené na základe Zákona č. 18/2018 Z.z. o ochrane osobných údajov na účel spracovania osobných údajov a sú viazané mlčanlivosťou.
• vaše osobné údaje môžeme zdieľať aj s tretími stranami – sprostredkovateľmi, ktorí konajú v našom mene, napríklad ako poskytovatelia služieb alebo subdodávatelia. V takýchto prípadoch spracúvajú tieto tretie strany vaše osobné údaje len na daný účel a iba v súlade s našimi pokynmi a pod našou kontrolou.
• k osobným údajom, ktoré sú bežne používané na komunikáciu a voľne prístupné ako napríklad – mailová adresa, kontaktné telefónne číslo, meno a pod. majú prístup všetci zamestnanci prevádzkovateľa.
• ak to vyžaduje zákon alebo súdny príkaz, vaše osobné údaje môžeme zdieľať napríklad s našimi dodávateľmi alebo klientmi, daňovými úradmi, úradmi sociálneho zabezpečenia, orgánmi činnými v trestnom konaní alebo inými vládnymi orgánmi.

Uchovávanie osobných údajov: 

• údaje uchovávame tak dlho, ako je to potrebné pre naplnenie účelu spracúvania podľa osobitných predpisov, a účelu na ktorý boli získané, ak máme oprávnený záujem ich uchovať, napr. až do ukončenia zmluvného vzťahu a/alebo vypršania premlčacej lehoty, v rámci ktorej by sme mali byť schopní sa brániť proti právnym nárokom, ďalej garančnej doby a doby riešenia sporov, sťažností alebo právnych postupov
• nepotrebné osobné údaje likvidujeme, pričom k ich vymazaniu a likvidácii dôjde vždy – najneskôr do zákonnej lehote po skončení zmluvného vzťahu alebo iného právneho základu, pokiaľ  legislatíva nevyžaduje ich uchovávanie (nevyhnutná doba potrebná na účely spracovania v súlade s požiadavkami zákona č. 395/2002 o archívoch a registratúrach).

Právny základ pre spracúvanie osobných údajov: 

• na základe Zákona č. 18/2018 Z.z. o ochrane osobných údajov spracúvame osobné údaje, ktoré sú nevyhnutné na účely oprávneného záujmu, ktorý sledujeme, na zákonnom základe, na zmluvnom základe alebo na základe súhlasu vás ako dotknutej osoby. V prípade spracúvania na základe súhlasu máte vždy možnosť svoj súhlas odvolať.

Vaše zákonné práva: 

1. Právo na prístup

Môžete nás požiadať o informácie

• ako spracúvame vaše osobné údaje
• prečo spracúvame vaše osobné údaje
• aké kategórie osobných údajov spracúvame
• s kým vaše osobné údaje zdieľame
• ako dlho uchovávame vaše osobné údaje
• aké máte práva
• odkiaľ sme vaše osobné údaje získali (ak nie od vás)
• môžete taktiež požiadať o kópiu osobných údajov, ktoré o vás spracúvame.

1. Právo na opravu alebo zmenu

Ak zistíte, že nemáme správne vaše osobné údaje, žiadame vás, aby ste nám to oznámili alebo nás upozornili, ak sú niektoré z vašich osobných údajov už neaktuálne.

1. Právo byť zabudnutý alebo právo na vymazanie

Ak zistíte, že spracovávame vaše osobné údaje nezákonným spôsobom, napríklad dlhšie, než je potrebné, alebo bezdôvodne, môžete nás požiadať o vymazanie týchto údajov.

1. Právo na obmedzenie spracúvania

Ak zistíte, že spracovávame vaše osobné údaje nezákonným spôsobom, môžete požiadať, aby sme obmedzili spracúvanie vašich osobných údajov. Od momentu, kedy ste požiadali o opravu vašich osobných údajov, alebo ak ste namietali proti spracúvaniu, až do momentu, kým nebudeme môcť problém vyšetriť alebo potvrdiť presnosť vašich osobných údajov (alebo ich podľa vašich pokynov zmeniť), máte nárok na obmedzené spracúvanie. 

1. Právo na prenosnosť údajov

Osobné údaje, ktoré ste nám poskytli na spracovanie, a ktoré budete od nás požadovať, dostanete v štruktúrovanom, bežne používanom a strojovo čitateľnom formáte. Máte tiež právo požiadať o prenos týchto informácií na iného prevádzkovateľa.

1. Stiahnutie súhlasu

V prípade, že sme požiadali o váš súhlas na spracovanie osobných údajov, máte právo kedykoľvek odvolať svoj súhlas s ďalším používaním vašich osobných údajov. O vašej požiadavke/požiadavkách budeme tiež informovať ostatné strany, ktorým sme vaše osobné údaje mohli poskytnúť.

Ak by ste chceli podať sťažnosť na to, ako spracovávame vaše osobné údaje, a to aj vo vzťahu k vyššie uvedeným právam, môžete sa obrátiť na našu Zodpovednú osobu za dohľad nad ochranou osobných údajov a vaše podnety a žiadosti budú preverené.

Zodpovedná osoba za dohľad nad ochranou osobných údajov: miroslav.smolka@gpszvolen.sk

prípadne poštou na adresu: G.P.S. ZVOLEN, spol. s r.o., V. P. Tótha 17, 960 01 Zvolen.

V prípade podozrenia máte právo na začatie konanie podľa § 100 zákona 18/2018 Z.z. o ochrane osobných údajov, prostredníctvom dataprotection.gov.sk.

Ak máte akékoľvek ďalšie otázky týkajúce sa spracovania vašich osobných údajov, môžete nás skontaktovať v súvislosti so spracovávaním vašich osobných údajov